Objectifs
Le chargé d'accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure.
En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise.
Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes.
De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise.
Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes.
De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.
Programme
Le chargé d’accueil et de gestion administrative exerce des missions à la fois en front office et en back office. En front office, il assure l’accueil physique et téléphonique, renseigne et oriente les visiteurs, contrôle l’accès aux locaux et gère les flux d’informations entrants et sortants. Il traite simultanément les demandes provenant de différents canaux et en assure la traçabilité grâce aux outils informatiques de la structure.
En back office, il réalise diverses tâches administratives telles que la rédaction de documents professionnels, la gestion des rendez-vous et des réunions, le classement, l’archivage et la numérisation des dossiers. Il constitue et vérifie des dossiers administratifs, suit les demandes et commandes, effectue des relances et traite les réclamations ou litiges de premier niveau dans le respect des procédures internes.
Ce professionnel évolue dans un environnement multitâche nécessitant autonomie, rigueur et sens de l’organisation. Il doit gérer ses priorités, respecter les délais et garantir la confidentialité des informations traitées. Interlocuteur privilégié de nombreux acteurs internes et externes, il adapte sa communication à chaque situation et contribue à maintenir des relations de qualité avec les différents publics.
Son activité s’exerce principalement dans des espaces d’accueil ou des services administratifs, avec de fréquents contacts en présentiel, par téléphone ou à distance. Le poste peut impliquer des horaires variables et une capacité à gérer le stress lié aux imprévus ou aux situations conflictuelles.
Enfin, le chargé d’accueil et de gestion administrative utilise quotidiennement des outils numériques tels que les CRM, ERP, GED, messageries électroniques et agendas partagés. Il doit actualiser régulièrement ses compétences, prendre en compte les besoins spécifiques des personnes en situation de handicap et adopter des pratiques éco-responsables dans l’exercice de ses fonctions.
Compétences attestées :
Assurer les activités d'accueil d'une structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Traiter les flux d'information internes et externes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Traiter les flux d'information internes et externes
Gérer les activités administratives d'une structure
- Prendre en charge les activités administratives courantes
- Assurer le traitement administratif des dossiers
- Traiter les réclamations courantes
- Prendre en charge les activités administratives courantes
- Assurer le traitement administratif des dossiers
- Traiter les réclamations courantes
Validation
Commentaires validation
- Titre ou diplôme homologué